5. Metodologia de implementare a proiectelor SAP

Pentru realizarea unui proiect de succes care sa se incadreze in obiectivele Beneficiarilor, SAP propune organizarea implementarii functionalitatilor sistemelor ERP sub forma unui Plan de implementare, cu desfasurare in mai multe etape si subetape (faze), in conformitate cu metodologia ASAP (Accelerated SAP).

Aceasta abordare prezinta urmatoarele beneficii:

  • Minimizeaza riscurile proiectului;
  • Permite utilizatorilor beneficiarului sa isi creeze o viziune asupra sistemului SAP si posibilitatea de a proiecta procese de afaceri optime;
  • Confera timpul necesar pentru a se realiza un transfer de cunostinte de la consultantii Implementatorului la utilizatorii cheie ai Beneficiarului;
  • Creeaza toate premisele pentru a se implementa un sistem aliniat cu necesitatile Beneficiarului.

Principalele milestone-uri in implementarea sistemului SAP sunt:


  • Faza de Pregatire Proiect – in care au loc activitati de planificare si management de proiect. In aceasta faza, se stabileste organizarea proiectului si se definesc procedurile si standardele de proiect. Se definesc, se documenteaza si se aproba atat rolurile si responsabilitatile membrilor echipei de proiect, cat si strategia de implementare. Obiectivele proiectului sunt validate si se rafineaza impreuna cu beneficiarul graficului de proiect. Tot in aceasta faza se defineste si se organizeaza mediul de lucru (sali de lucru, echipamente, consumabile etc.)

Aceasta etapa se pozitioneaza la inceputul fazei de Analiza si Proiectare. 

  • Faza de Analiza si proiectare (Blueprint) – unul dintre cele mai importante milestone-uri in care de defineste conceptual noul sistem informatic in concordanta cu strategia institutiei si procesele actuale/viitoare. Trebuie subliniat ca in aceasta faza se realizeaza analiza situatiei existente (AS IS) si a modului cum va fi configurat sistemul informatic (TO BE), se instaleaza sistemul de dezvoltare SAP si sunt configurate procesele principale.
  • Faza de Realizare: Implementare – are loc pregatirea programelor de conversie, definirea proceselor de management al schimbarii (daca este necesar), configurarea sistemelor, dezvoltarea programelor de interfatare si testari unitare, instalarea si configurarea sistemelor de productie.
  • Faza de Realizare: Testare - are loc testarea integrata a sistemului sub coordonarea echipei Benficiarului, in vederea acceptarii finale pentru lansarea in productie
  • Faza de pregatire de intrare in productie (Pregatire finala) – este critica, datorita faptului ca in aceasta etapa are loc incarcarea datelor in sistem, realizarea testelor de stres si de volum/performanta ale sistemului si instruirea utilizatorilor finali; in functie de eficienta acestei etape depinde succesul implementarii proiectului.
  • Faza de suport, garantie si mentenanta (Operare)  - este faza in care sistemul este in utilizare si se realizeaza servicii de suport si asistenta tehnica, garantie, mentenanta  si eventuale extinderi ale sistemului informatic

Planul de implementare cuprinde: 


  • Organizarea implementarii: continand rolurile, responsabilitatile si calificarea persoanelor care vor efectua implementarea si operarea –   Echipa de proiect;
  • Factori de risc: continand riscurile existente sau anticipate in legatura cu implementarea
  • Cerinte de hardware/software/resurse si alocarea lor pentru fiecare faza a implementarii;
  • Planul de instruire si educatie pentru utilizatori si pentru echipele de implementare;
  • Planul de suport, continand procedurile si resursele furnizate de implementator si beneficiar ;
  • Milestone-uridin planul de proiect al implementarii;
  • Planul de comunicare: descriind modul in care se efectueaza comunicarea intre echipele de implementare pe parcursul implementarii;

Metodologia de management al proiectului cuprinde urmatoarele procese:

•          Managementul Calitatii,

•          Managementul Configuratiei,

•          Managementul Schimbarilor,

•          Managementul Comunicarii,

•          Organizarea proiectului,

•          Managementul Riscurilor.

RESPONSABILITATILE REFERITOARE LA ASIGURAREA CALITATII

Reprezentantul Furnizorului(managerul pentru asigurarea calitatii) este responsabil pentru asigurarea managementului calitatii pentru toate produsele si activitatile din proiect. Asigurarea calitatii este realizata de intreaga echipa a Furnizorului. Principalele obiective sunt:

•   Asigura managementul calitatii pentru toate activitatile desfasurate de echipa de proiect;

•   Asigura asistenta si suport in pregatirea si validarea planurilor de calitate pentru dezvoltarea si mentenanta sistemelor informatice;

•   Asigura procedurile de calitate cu privire la sistemele informatice si procesele IT;

•   Realizeaza auditul calitatii si evalueaza calitatea proceselor IT;

•   Mentine si aplica managementul riscului.

METODOLOGIA DE ASIGURARE A CALITATII

Secventa de activitati pentru asigurarea calitatii unui livrabil este urmatoarea:

(1) Asigurarea calitatii interne de catre echipa Furnizorului,

(2) Verificarea profesionala de catre Echipa de proiect a Beneficiarului,

(3) Acceptanta finala de catre Beneficiarul proiectului.

MANAGEMENTUL COMUNICARII

Procesul de management al comunicarii asigura colectarea, stocarea si distribuirea informatiilor in cadrul proiectului catre resursele implicate in proiect; asigura legaturi, relatii intre persoanele implicate in proiect si informatiile necesare pentru realizarea unei comunicari de succes.

CONTROLUL PLANULUI DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI

Instrumentul de urmarire a proiectului este Planul de Management al Proiectului actualizat pe baza raportarilor membrilor echipei de proiect.

Astfel, echipa de proiect se reuneste la o perioada stabilita pentru:

  • controlul progresului realizat de fiecare membru si a actualizarii planului perioadei viitoare;
  • analiza eventualelor probleme, riscuri aparute sau potentiale

Managerul de proiect din partea Furnizorului va realiza actualizarea Planului de Management al Proiectului la o perioada stabilita de ambele parti, fiecare perioada incheiata devenind referinta pentru perioada urmatoare. Toate fisierele plan se arhiveaza, astfel incat sa se asigure trasabilitatea proiectului.

CONTROLUL FINANCIAR

Planul financiar este intretinut de catre managerul de proiect din partea Furnizorului, care raporteaza elementele financiare catre managerul de proiect din partea Beneficiarului prin modalitatile de comunicare mentionate mai sus.

RAPORTAREA STADIULUI DE REALIZARE A PROIECTULUI

Periodic, are loc o analiza a starii proiectului, pe baza raportului de progres intocmit de managerul de proiect din partea Furnizorului. Acest raport rezuma progresul inregistrat si include informatii referitoare la starea actuala a proiectului (cu sectiuni referitoare la scopul, planificarea in timp si bugetul proiectului), realizarile si planificarea viitoare, problemele si riscurile deschise impreuna cu starea lor, eventualele propuneri de schimbari. De asemenea, acest raport va include si orice alte elemente considerate ca semnificative ce pot influenta atingerea obiectivelor proiectului. Se intocmesc minute care inregistreaza actiunile necesare, termenele si raspunderile (acestea vor fi urmarite la intalnirile viitoare). Daca nu se decide altfel, atunci analiza este lunara.

Echipa de proiect, la nivelul de decizie si operational al proiectului (Consultanti/ Experti Cheie) se intruneste la lansarea proiectului pentru aprobarea Planului de Management al Proiectului si la terminarea unei faze de proiect, pentru aprobarea trecerii la faza urmatoare, analiza riscurilor si problemelor deschise. Actiunile necesare, termenele si raspunderile se consemneaza in minuta intalnirii.

MANAGEMENTUL RISCURILOR

Una dintre cele mai importante activitati ale proiectului o constituie managementul riscurilor. Nu exista proiect fara riscuri.

Unele dintre acestea sunt deja vizibile pe durata etapei de contractare, iar altele se vor ridica pe durata implementarii proiectului. De aceea este necesara folosirea unui management al riscurilor continuu pe durata intregului proiect.

In principal exista trei niveluri de risc: riscuri de nivel ridicat, mediu si scazut. Riscurile de nivel ridicat au un impact foarte mare asupra derularii proiectului si, in cazul in care nu este disponibila nici o metoda adecvata de diminuare, un astfel de risc poate duce chiar la insuccesul proiectului.

MANAGEMENTUL SCHIMBARILOR

Procedura de management al schimbarilor este necesara pentru a controla modificarea obiectului lucrarii sau produselor ce au loc in timpul livrarii unui proiect (prin intermediul formularelor de cerere de schimbare). Cererile de schimbare acceptate devin automat parte a contractului imediat ce sunt aprobate.

Toate schimbarile contractului, produselor, serviciilor, reperelor si programului proiectului trebuie sa fie documentate prin intermediul Procedurii de cerere de schimbare, care va fi agreata in faza de initiere a proiectului.

Aurelian Stoica, S&T Romania